Semanalmente publicamos en nuestro blog artículos que tratan de responder a las preguntas que habitualmente nos formulan los clientes de nuestro despacho de asesoría online LOPD.
En esta ocasión hablaremos acerca de las obligaciones que todo centro educativo tiene en base a la nueva LOPDGDD, mencionando todas las cuestiones que deberá tener presente y enumerando una serie de consejos y buenas prácticas para cumplir con la normativa y evitar posibles sanciones.
En el caso particular de los centros educativos, es esencial iniciar este artículo por la aclaración de un concepto básico, que tendrá especial repercusión en todo lo que comentemos a partir de ahora.
¿Qué se considera dato personal?
Dato personal es toda información, ya sea de carácter numérico, alfabético, acústico, fotográfico o de cualquier otro tipo, que no sólo logre identificar a una persona en concreto, sino que también posibilite conocer de su existencia y de sus ocupaciones.
En el caso concreto de los centros educativos no se requiere del consentimiento expreso del titular de los datos personales para llevar a cabo su tratamiento (al estar justificado por el ejercicio de la función educativa), pero sí que se deberán cumplir otras condiciones, tales como las siguientes:
1. ¿Cómo debe ser el proceso de matriculación de un centro educativo para cumplir con la LOPDGDD?
En el impreso de la matrícula se deberá informar de lo siguiente:
• La existencia de un fichero o tratamiento de datos personales.
• La finalidad para la que se recaban los datos personales.
• Quiénes serán los destinatarios de los datos personales.
• La obligatoriedad o no de facilitar los datos personales y las consecuencias de la negativa a entregarlos.
• Los derechos ARCO y cómo ejercitarlos.
• Identidad del responsable del tratamiento; esto es, la administración pública en los casos que se trate de un centro educativo público, o el propio centro educativo en el caso que éste último sea privado.
Una vez finalizado el plazo de matriculación en el centro educativo en cuestión, éste deberá publicar el listado de alumnos admitidos en su página web, o bien en un tablón interno en el propio centro.
Adicionalmente a lo anterior y a pesar de que la nueva LOPDGDD ha suprimido la obligación de inscribir ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, ello no impide que el centro sí esté obligado a llevar a cabo un registro de actividades de tratamiento, que deberá contener lo siguiente:
• Datos de contacto del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, así como del delegado de protección de datos.
• La finalidad de tratamiento de los datos personales recabados.
• Descripción de las categorías de datos personales y de los interesados.
• Los destinatarios de los datos personales.
• Los plazos contemplados para la supresión de las distintas categorías de datos personales.
• Descripción de las medidas técnicas y organizativas que se llevarán a cabo.
• Información respecto a las transferencias internacionales de datos, de haberlas.
2. ¿Todos los datos personales gozan de la misma protección?
Todos los datos personales, sin excepción, deben estar tutelados y protegidos debidamente, pero hay una serie de datos concretos que requieren de una especial protección.
Son los datos conocidos como datos personales especialmente protegidos.
¿Cuáles son? Por ejemplo, datos relativos a creencias o religión, origen racial, ideología, salud, vida sexual, o infracciones administrativas o penales.
Asimismo, informar que, por ejemplo, toda lesión que se haya atendido en el servicio médico del centro educativo deberá ser tratada como un dato a nivel de salud, y, por tanto, gozará del mismo grado de protección que el resto de datos personales especialmente protegidos que hemos nombrado.
3. ¿Puedo utilizar las fotos de los alumnos?
El tema de la imagen, y más aún si se trata de menores de edad, es algo realmente sensible. Son muchos los casos que hemos recibido por atentar contra el derecho a la imagen de un menor o por no haber recabado las autorizaciones necesarias antes de la publicación de una fotografía.
Por todo ello, recomendamos que los centros educativos se limiten a emplear sólo aquellas imágenes que se consideren imprescindibles en el ejercicio de su actividad.
En aquellos casos que el centro educativo quisiera utilizar las fotografías realizadas en una excursión o actividad escolar y publicarlas en su web, podrá hacerlo pero siempre y cuando el portal web sea accesible sólo a los padres y en él se comunique que las fotografías no podrán ser descargadas.
4. ¿Qué canal de comunicación debe emplear el centro con los padres?
En este sentido, la Agencia Española de Protección de Datos, quien publicó recientemente una guía dirigida a los centros educativos para aconsejarles de cómo cumplir con la normativa vigente, es muy clarividente.
La AEPD desaconseja utilizar herramientas de chat (WhatsApp) como vía de comunicación con los padres, aconsejando que se emplee la plataforma de gestión educativa del propio centro.
5. ¿Qué ocurre con los servicios prestados por terceros en el centro?
En el caso que el centro educativo cuente con servicios prestados por terceros, ya sea el servicio de comedor, de enfermería o de transporte; se deberá suscribir un contrato con el prestador de tales servicios, en el que se detallen las obligaciones que éste último deberá asumir en materia de protección de datos, al tener la condición de encargado del tratamiento de datos personales.
El prestador de servicios se deberá obligar a mantener bajo estricta confidencialidad los datos personales de los que tuviera conocimiento, limitarse a dar el tratamiento que se indique en el acuerdo firmado con el centro educativo y a llevar a cabo cuantas medidas técnicas y organizativas se consideren necesarias.
Si eres el gestor o la gestora de un centro educativo, eres el padre o la madre de un niño o niña y temes que no se esté respetando su privacidad, o tienes cualquier otra duda respecto a qué obligaciones debe asumir un centro educativo para cumplir con lo dispuesto en la reciente normativa en materia de protección de datos, tenemos un equipo de especialistas en LOPD que atesora años de experiencia en este sector y otros sectores, con ganas de ayudarte y resolver tus preocupaciones.
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